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03 juin 2020

S’adapter au nouveau ‘’Business Normal’’ pour prospérer, par Karina Lemay, Gestionnaire de Comptes Majeurs chez Groupe AZUR

L’adaptation rapide et obligatoire à laquelle nous avons tous été confrontés au cours des dernières semaines a certainement eu un impact sur notre façon de vivre, de dépenser et de travailler et continuera certainement d’évoluer au cours des prochaines semaines, des mois et éventuellement des années.
Cet article aborde les défis professionnels mis en évidence par cette crise mondiale et explore différentes solutions.
Vos commentaires sont les bienvenus.
Bonne lecture !

 

Être capable de naviguer en affaires comme ‘’Business as unusual’’

Selon un récent article du New York Times, certaines industries ont été les plus touchées par cette crise. Ces dernières sont celles qui visent à sortir, à voir le monde et à être avec les gens. J’aime les appeler les industries de proximité sociale. Cela comprend toutes les industries ’’en dehors de la maison’’ comme les compagnies aériennes, l’hébergement, le divertissement, la vente au détail, le fitness, la restauration rapide, le mobile. Dans un autre article, on peut lire qu’en raison d’un manque de liquidités, un tiers des PME canadiennes étaient sur le point de fermer avant la fin avril 2020.

À l’autre extrémité, la plus positive, plusieurs industries ont connu un pic positif au cours des dernières semaines en raison du confinement, appelons ces industries, les industries de la ‘’distance personnelle et locale’’. Cela comprend les supermarchés, le commerce électronique, les rénovations d’habitats, l’alcool, le streaming vidéo, la livraison de nourriture et les jeux. Ces industries ont également dû s’adapter de toute urgence à la demande croissante dans des domaines où il n’y avait pratiquement aucune demande et des revenus minimes avant COVID-19. Pour certains épiciers, les commandes en ligne représentaient une fraction de leurs ventes en magasin. Aujourd’hui, je devais préréserver ma plage horaire/jour de livraison avant même d’essayer de sélectionner des articles pour mon panier.   

Avec tous ces changements radicaux, nous pouvons nous demander quand et si les choses reviendront un jour à la normale et tenter de prédire à quoi ressemblera la ‘’nouvelle normalité’’.

Tout comme Darwin nous a appris : « Ce n’est pas la plus forte des espèces qui survit, ni la plus intelligente qui survit. C’est celui qui s’adapte le mieux au changement ». En utilisant la même approche pour le monde des affaires, la clé est l’adaptation pendant cette crise mondiale et les futures ; Les entreprises qui se réinventent rapidement et adaptent leur plan d’affaires ont de bien meilleures chances de survivre, de voir une issue positive à cette crise et de prospérer (#adapttothrive).

Plusieurs questions ont déjà reçu une réponse, de nouvelles se poseront et des décisions commerciales seront prises.
Ces questions sont étroitement liées entre elles et ont un grand potentiel d’adaptation.Vous trouverez ci-dessous cinq domaines du monde des affaires qui peuvent être appliqués à la plupart des industries ainsi que des questions qui méritent une réponse. Comment votre entreprise s’adaptera-t-elle et évoluera-t-elle à partir de cette expérience ?

1. Télétravail peut rimer avec productivité

Pour ceux d’entre nous, assez chanceux pour ne pas avoir été brutalement touchés par une perte d’emploi, nous avons tous pu nous adapter au travail avec un masque et des gants ou depuis la maison. Comme pour tout changement dans la vie, il faut généralement environ 21 jours pour s’en tenir à de nouvelles habitudes et ces jours d’adaptation nous ont maintenant dépassés, nous n’avons pu constater sur le plan professionnel aucun changement significatif.

  •  Avez-vous pu tenir toutes vos réunions habituelles ?
  •  Avez-vous eu accès à tous vos outils de productivité ?
  •  Tous vos employés ont-ils été payés ?
  •  Tous vos clients ont-ils reçu le service et les produits qu’ils ont achetés ?
  •  La productivité de votre équipe était-elle égale ou même meilleure que celle du mois dernier ?

D’après ce que j’ai vu jusqu’à présent (à part le potato boss et les appels Zoom similaires à ceux de la SNL), le fait d’avoir toute l’équipe travaillant à distance n’a eu aucun impact significatif sur la livraison ou la productivité et les gens ont fait preuve de créativité pour trouver des moyens de rester connectés à leurs collègues et l’équipe est toujours en contact régulièrement. Pour en témoigner, j’ai vu apparaître plusieurs ’’machines à café’’ ou ‘’happy hours’’ virtuelles dans Teams/Slack/Google Hangout/Zoom et dans d’autres services de messagerie vidéo et texte de groupe.

Le fait d’avoir une équipe efficace travaillant à distance pendant plusieurs semaines/mois sans aucun ou très peu d’accrocs pourrait déclencher un changement dans la ‘’nouvelle normalité’’ à venir.

Votre équipe serait-elle plus efficace en intégrant plusieurs outils internes/personnalisés/originales (legacy) à votre solution de conférence ?

Investir dans la technologie et disposer de vos outils d’exploitation originales (legacy) sur le cloud permettrait une meilleure saisie et gestion des données de tous les employés ainsi que des processus et des tableaux de bord de rapports dynamiques personnalisés pour l’analyse des performances et suivre les tendances des ICP (Indicateur Clé de Performance ou KPI en bon français).
Plusieurs applications que vous utilisez déjà peuvent également être disponibles dans Teams, qui propose une variété d’applications que vous pouvez ajouter pour personnaliser l’efficacité de votre équipe et l’expérience WFH. Par exemple, vous pouvez intégrer Jira, Wrike, etc. Vous pouvez également personnaliser votre expérience Teams en ajoutant des applications de canevas Power Apps à vos canaux dans Teams.

2. L’espace de bureau peut être plus petit, pas votre entreprise

Maintenant que votre équipe travaille efficacement à domicile, analyser où effectuer des coupes budgétaires importantes pour se préparer à des périodes plus lentes qui pourraient durer jusqu’à 18-24 mois (et même au-delà pour certaines industries) est certainement devenu la priorité absolue de votre agenda.
Étant donné que le loyer des bureaux dans des emplacements privilégiés des villes du monde entier représente une grande partie des coûts fixes pour une entreprise, certaines entreprises vont-elles réduire leur taille pour un plus petit local commercial et offrir à leurs employés de travailler à domicile au lieu du bureau ?

Comment allez-vous gérer la présence au travail, la productivité, le coaching, la formation, etc ?

Dynamics 365, qui est une base Cloud, permet une meilleure gestion quotidienne des données de toutes les activités, un rapprochement RH/Paie ainsi qu’un tableau de bord exécutif simple pour chaque département.

3. Le travail d’équipe, virtuellement et dans la réalité, est essentiel

Teams, Zoom, Google Meet, Slack et tout autre outil collaboratif ont toujours été un excellent moyen de communiquer des informations ainsi que les derniers memes. Ils font actuellement un travail fantastique en remplaçant temporairement les discussions de bureau autour d’un café (ou d’une bière pendant les SCRUM d’entreprise du vendredi).

Les contacts humains, les discussions et interactions régulières ainsi que les blagues de bureau (qui me manquent beaucoup) sont en grande partie ce qui fait d’une équipe, une équipe soudée. Lancer un produit, finaliser une présentation importante ou traverser une période difficile permet également de renforcer le lien d’équipe. Traverser cette pandémie mondiale en équipe, faire des efforts et des sacrifices consolidera certainement n’importe quelle équipe.

Ce que l’on vient d’énumérer est certainement vrai pour toute équipe productive qui a travaillé conjointement dans un environnement de bureau pendant ‘’l’ancienne normalité’’ et ses membres continueront très probablement à être aussi efficaces et collaboratifs en télétravail pendant les premières semaines et peut-être les mois de cette transition vers une ‘’nouvelle normalité’’.

Comment assurer la collaboration au-delà de quelques e-mails, documents partagés, messages ou appels vidéo ?

MindMeister est un moyen de stimuler la collaboration de manière plus visuelle (et également disponible dans Teams).
Si votre équipe utilise des post-it lors d’un brainstorming ou d’une réflexion sur la conception, vous adorerez ajouter cet outil de cartographie mentale à votre suite d’applications Office 365.

4. Outils de collaboration cloud personnalisés pour plus d’efficacité

Si cela n’a pas encore été fait, plus que jamais, la nécessité de disposer de la plupart, sinon de la totalité, de vos outils de travail sur le Cloud est passée à la plus haute priorité à court terme. Être ’’prêt pour une crise à long terme’’ remplace l’ancien plan d’urgence pour les dangers et les catastrophes naturelles. Nous ne savons pas si une tornade ou un incendie frappera notre bureau, mais nous savons à coup sûr que d’autres pandémies seront déclarées à l’avenir et que les outils et processus opérationnels devront être accessibles, sécurisés et efficaces à distance.
Il existe plusieurs façons d’optimiser vos processus et outils actuels pour soutenir vos buts et objectifs commerciaux et permettre à votre équipe d’être pleinement productive en travaillant à distance.

Un exemple d’optimisation des processus métier vers un outil collaboratif basé sur le Cloud est la fusion de LinkedIn et SalesForce pour votre processus d’embauche. L’intégration de vos candidats LinkedIn et vos efforts de recrutement dans un CRM comme SalesForce pourraient vous aider à identifier rapidement des candidats potentiels pour votre poste ouvert, à documenter des entretiens, des tests de sélection, des références, etc.

5. Voyager pour affaires sera toujours efficace

En plus de réduire potentiellement votre espace de bureau et de maximiser l’utilisation du Cloud et des outils collaboratifs, vous pouvez également repenser la façon dont vous et les membres de votre équipe voyagez dans la ‘’nouvelle normalité’’. En tant qu’extravertie et personne sociable, rien ne sera plus agréable que rencontrer un collègue dans un autre État ou pays pour élaborer des stratégies, planifier, réfléchir, collaborer et créer des liens. Même HBR le dit : les voyages d’affaires sont importants. Les demandes en face à face sont 34 fois plus puissantes qu’une demande envoyée par e-mail (Harvard Business Review). Il est juste de prévoir que les gens d’affaires devront toujours se déplacer pour le travail lorsque les voyages en avion reprendront leur cours normal (espérons-le bientôt).

J’ai trouvé ces statistiques intéressantes liées aux voyages d’affaires avant Covid-19:

  • 30% des travailleurs accepteraient des salaires inférieurs en échange de plus de voyages d’affaires. (Booking.com pour les entreprises)
  • 90% des répondants ont déclaré que les voyages d’affaires sont essentiels à la croissance de l’entreprise. (TripActions)
  • En regardant les réponses à l’enquête PROS qui abordent la grande question « quand voyagerez-vous ensuite ?», la plupart des répondants disent qu’ils voyageront d’ici 3 à 6 mois et étonnamment, les loisirs sont en avance sur les affaires.

Une chose est sûre, votre prochain vol sera une expérience différente de ce que vous avez déjà vécu auparavant. Les agences de voyage, les compagnies aériennes, les aéroports, l’hébergement, etc. communiquent avec leurs clients sur les nouvelles mesures spéciales de santé et de sécurité qu’ils prennent pour assurer la sécurité de leurs clients, les clients veulent et ont besoin d’informations plus à jour. Comme récemment partagé dans un webinar sur les données numériques de l’aviation de l’IATA par le Dr Joe Leader, PDG de l’APEX / IFSA, la confiance des passagers dans les compagnies aériennes a pris un coup tout au long de cette pandémie, en particulier ceux qui ne répondent pas aux préoccupations par le biais des communications. Les voyageurs recherchent un service client réactif et attentionné pour les accompagner tout au long de leur voyage. En fait, la 2e plainte la plus élevée est liée à ‘’la difficulté à trouver les informations’’ (la première étant les produits sanitaires et la 3ème, les restrictions de voyage).

Comment envisagez-vous la ‘’nouvelle normalité’’ des affaires ?

Alors que le monde s’adapte toujours pour vivre, travailler et voyager par les affaires, nous sommes curieux de savoir comment vous vous sentez face à cette nouvelle normalité des affaires.
Veuillez partager avec nous vos réflexions sur cet article, vos prévisions, vos difficultés opérationnelles, vos idées d’innovation et comment votre équipe s’adapte et fait preuve de créativité.

Souhaitant que tout le monde soit en sécurité et s’adapte bien,

#adapttothrive

Karina, amatrice de la transformation numérique créative et dynamique axée sur le client et responsable des comptes clés du Groupe AZUR pour l’IATA.

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