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14 décembre 2018

Les feuilles de calcul devraient-elles demeurer le principal outil de gestion de trésorerie?

Les feuilles de calcul sont familières

Nous utilisons tous des feuilles de calcul. Elles nous sont familières et accessibles, et constituent la norme dans les services de trésorerie. Environ 9 entreprises sur 10 utilisent des feuilles de calcul pour gérer leur planification stratégique et à long terme. Et 8 à 10 entreprises utilisent des feuilles de calcul pour la capitalisation des impôts directs et indirects et la gestion de la trésorerie. Excel est pratique et permet aux cadres de sentir qu’ils maîtrisent les calculs qu’ils effectuent. Comptant 500 millions d’utilisateurs dans le monde entier, Excel est peu coûteux, pratique et aussi extensible qu’on le souhaite. Il offre la flexibilité nécessaire pour des modifications rapides et faciles, et sa fonctionnalité est assez intuitive pour les débutants, et assez avancée pour les utilisateurs chevronnés ayant des besoins plus complexes.

Les inconvénients

Cela signifie-t-il que ces feuilles de calcul devraient rester le principal outil de gestion de trésorerie des entreprises? Excel – en lui-même – n’a été pas conçu pour gérer des ensembles de données au-delà d’une certaine taille et degré de complexité. Même Microsoft, créateur d’Excel, recherche des moyens de rompre avec ce bon vieux logiciel. Si Excel fait partie du flux de gestion de trésorerie, il n’est généralement pas efficace (ou pas suffisamment) pour gérer l’ensemble du processus. Les feuilles de calcul Excel, qui sont remplies manuellement au moyen d’un procédé copier-coller des données d’une feuille de calcul à l’autre, mettent l’entreprise à risque d’erreurs par l’utilisateur. Les erreurs manuelles peuvent survenir, comme les données mal saisies, les mauvaises formules de calcul, les erreurs de chiffres codés en dur, les liens rompus, obsolètes et incorrects, les feuilles corrompues, etc. Bien qu’il existe des systèmes de vérifications de balances, le potentiel d’erreur (surtout par les utilisateurs débutants) peut être élevé.

Compte tenu des besoins actuels en information sur les flux de trésorerie, en prévisions de trésorerie et en exigences réglementaires de visibilité de la solidité financière d’une entreprise, les feuilles de calcul démontrent de nombreuses faiblesses :

  • Qualité: Les feuilles de calcul manquent de tests de qualité incorporés. Elles sont dotées de peu de garanties quant à la gouvernance, au traitement ou à la qualité des données, et ne sont pas assujetties à la même rigueur de tests que des logiciels.
  • Collaboration: Les feuilles de calcul ne sont pas conçues à la base pour la collaboration. Excel demeure principalement un outil individuel et les données qui y sont stockées sont cloisonnées. Collaborer sur les données par courriel est inefficace et non sécurisé, et manque de précision. Les feuilles de calcul sont inadaptées à la collaboration à l’échelle de l’entreprise, comme la planification et la budgétisation, surtout au niveau des détails que les sociétés exigent.
  • Efficacité: Les feuilles de calcul n’ont pas été conçues pour plusieurs intervenants et des processus de budgétisation complexes.
  • Précision: Les feuilles de calcul n’offrent pas de piste de vérification facile pour chaque changement aux données. En matière de prévision des flux de trésorerie, les feuilles de calcul compliquent la bonne gouvernance de l’entreprise, ce qui devrait être un sujet de préoccupation dans le contexte actuel de la conformité.

Avantages d’un système de gestion de trésorerie

Et voilà les systèmes de gestion de trésorerie (TMS) à la rescousse. Convenant aux moyennes et grandes entreprises, les TMS peuvent améliorer la maîtrise et la transparence de la gestion des liquidités.

Visibilité, flexibilité et transparence

Le système de gestion de trésorerie offre une visibilité immédiate de toutes les données et offre une analyse poussée au moyen de l’intelligence d’affaires. Il consolide et révèle l’information automatiquement au sein de l’entreprise en temps réel. Le système peut ainsi assurer l’uniformité des données et éliminer les processus de double saisie.

Tableaux de bord et prévisions de trésorerie

La gestion de la liquidité peut être simplifiée par la capture de données et la production de tableaux de bord selon plusieurs perspectives livrées par le système de gestion de trésorerie. Les utilisateurs peuvent diviser ou décomposer les données, en se déplaçant dans les hiérarchies de données à tous les niveaux de détail. En outre, la gestion des risques pourrait être simplifiée au moyen des prévisions de rentrées et de sorties de liquidités au cours d’une période déterminée. Ces pronostics essentiels pourraient être produits par les prévisions de liquidité dans les tableaux de bord du TMS.

Collaboration

La consolidation de données facilite la collaboration entre les unités commerciales ou les filiales et assure la conformité des rapports financiers. Leurs applications infonuagiques sont accessibles par quiconque, où qu’ils soient.

Atténuation des risques

Les équipes de trésorerie mondiales travaillant ensemble en temps réel dans un système commun peuvent mieux maîtriser la gestion de la trésorerie. Compte tenu des turbulences financières actuelles, être en mesure d’assurer la continuité de la liquidité et du financement est primordial pour atténuer les risques de l’entreprise. La réalité économique oblige les entreprises à aller au-delà des feuilles de calcul individuelles.

Feuilles de calcul et TMS : La coexistence au moyen des outils BI modernes

Malgré leurs défauts, les feuilles de calcul joueront toujours un rôle important dans la trésorerie. En les mettant à niveau et en les intégrant à des systèmes de gestion de trésorerie de qualité, nous pouvons aider à éliminer leurs inconvénients.

Le passage au TMS présente des économies de taille, ainsi qu’une réduction du nombre total de modèles, en passant des feuilles de calcul individuelles à des feuilles de calcul en ligne, dynamiques et alimentées par des bases de données.

Un TMS unifié peut produire des rapports puissants grâce à un outil d’intelligence d’affaires comme Power BI et Excel Online. Tous les processus, notamment la planification, la budgétisation, la consolidation, les rapports, l’analyse et les feuilles de pointage, sont consolidés et faciles à utiliser.

Conclusion

Il est payant d’investir dans un système de gestion de trésorerie, combiné à des feuilles de calcul en ligne et des outils BI, afin de simplifier la gestion des liquidités, de réduire les risques commerciaux et d’obtenir des rapports financiers précis en temps réel.

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