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26 juin 2019

Faire appel aux prévisions continues intelligentes vous aidera à bien gérer votre entreprise à l’ère du numérique par Jean-Louis Lalonde, Président de Groupe AZUR

« Le budget est le fléau des directions générales américaines. Il n’aurait jamais dû exister », a déclaré Jack Welch, ancien PDG de General Electric. Quelle est donc l’autre option à l’ère du numérique complexe que nous connaissons aujourd’hui ?

Établir un budget de nos jours est un processus long et coûteux qui s’avère ultimement inefficace. Dans cet article, je vais expliquer pourquoi faire appel à une prévision continue intelligente est votre meilleure option pour faire face à la présente ère numérique hautement volatile afin de garantir le succès de votre entreprise. Pour rester compétitive à l’échelle mondiale, la nouvelle entreprise numérique intelligente et agile a besoin de recueillir des données en temps réel. Elle doit se fier à des informations issues de processus optimisés et automatisés, qui éliminent le risque d’erreur humaine et les tâches inefficaces, ce qui vous permettra d’anticiper l’évolution des conditions du marché et de vous y adapter.

L’adoption de technologies reposant sur l’intelligence d’affaires (BI) et l’intelligence artificielle (IA) transformera vos données en un avantage commercial en prenant des décisions d’affaires optimisées et instantanées. À l’aide d’un large éventail de robo-tâches* intelligentes, chaque action de l’entreprise peut être réalisée avec un minimum de temps et d’efforts. Infuser l’IA dans l’automatisation des processus robotisés pour fournir une prévision continue intelligente.

Pour obtenir une prévision continue intelligente efficace, votre entreprise doit s’appuyer sur plusieurs robo-tâches de trésorerie. Elles permettront de réduire considérablement le nombre d’opérations manuelles qui nuisent à l’efficacité de vos équipes et qui ont une incidence sur vos produits dans le temps.

Enfin, j’expliquerai pourquoi l’un des principaux objectifs des prévisions continues intelligentes est d’aider votre entreprise à mieux anticiper l’évolution des conditions du marché grâce à une planification et à une prévision plus rapide et plus flexible des flux de trésorerie. Il est temps d’abandonner le fardeau des cycles de budgétisation annuels coûteux et de commencer à travailler avec le modèle « Beyond Budgeting », qui fait la promotion de l’agilité et de l’adaptabilité des entreprises pour faire face aux défis de l’ère numérique d’aujourd’hui.

* (extrait du mot robot et signifiant « automatisé » ou « automatique » et utilisé dans la formation de mots composés)

Qu’est-ce que l’ère numérique ?

L’ère numérique correspond à un système économique dans lequel le rythme élevé d’acquisition de connaissances fait en sorte que les marchés évoluent de façon rapide, imprévisible et riche en possibilités. Sans avoir recours à des conseils d’experts en temps opportun et peu coûteux, ces conditions peuvent rendre votre entreprise difficile à gérer. Bienvenue dans la nouvelle ère de la connectivité étendue, de l’intelligence artificielle, de l’analyse de données et de la cybersécurité. Tout cela permet de développer des systèmes automatisés et autonomes qui peuvent être exécutés sans intervention humaine.

Qu’est-ce qu’une prévision de flux de trésorerie ?

Une prévision de flux de trésorerie évalue les montants de trésorerie entrants et sortants de vos comptes bancaires sur une période donnée. Les catégories d’entrées de fonds peuvent inclure les recettes entrantes liées à vos services et produits, tandis que les catégories des sorties de fonds peuvent inclure les salaires et les dépenses d’approvisionnement.

Une catégorie d’emprunt d’argent peut, par exemple, être utilisée pour prévoir combien d’argent votre entreprise devra emprunter et à quel moment elle devra le rembourser.

Comme le montre le graphique, en utilisant les données historiques du revenu d’un produit, l’IA peut générer une prévision tenant compte des tendances cycliques et saisonnières tout en ajoutant des points de pourcentage pour répondre à des objectifs de vente plus élevés.

Quelle est la différence entre un budget et une prévision?

Un budget est une estimation des revenus et des dépenses pour une période donnée. Il s’agit d’un calcul qui illustre les résultats qu’une entreprise espère atteindre au cours des 12 prochains mois. De son côté, une prévision est une estimation de ce qui va se passer.

La principale différence entre un budget et une prévision réside dans le fait qu’un budget est un plan statique indiquant où vous voulez que votre entreprise aille, en considérant ce que vous savez actuellement sur votre situation économique. Une prévision vous montre quotidiennement la direction vers laquelle votre entreprise se dirige réellement.

Pourquoi les budgets sont-ils inefficaces ?

La production d’un budget annuel ne s’inscrit pas dans la méthodologie agile. Puisqu’un budget est conçu par plusieurs personnes travaillant pour une même entreprise, il peut être difficile d’établir des objectifs budgétaires, de déterminer les moyens pour atteindre ces objectifs et de choisir ceux qui en assument la responsabilité.

Le rythme rapide des changements dans l’environnement des entreprises fait en sorte que les hypothèses du budget annuel deviennent obsolètes presque à la minute où ce dernier est publié. Les entreprises doivent considérablement améliorer leur capacité à anticiper les situations commerciales à venir et être plus agiles dans leurs décisions commerciales.

La société numérique agile s’appuie sur un processus de prévision qui implique une planification et une analyse continues, ce qui lui confère un grand avantage par rapport à l’utilisation de la budgétisation annuelle seule.

Qu’est-ce qu’une prévision continue ?

Une prévision continue permet de faire une planification régulière en utilisant un nombre déterminé de périodes. Une prévision continue efficace devrait comporter au moins 36 mois. À la fin de chaque mois, un autre mois est ajouté automatiquement. Ainsi, vous êtes toujours en train de prévoir ce qui va se passer dans les trois prochains ans afin de mieux évaluer l’impact de votre entreprise, les scénarios hypothétiques concernent vos revenus et les cibles en matière de dépenses.

Qu’est-ce qu’une prévision continue intelligente ?

Une prévision continue intelligente est une prévision continue qui est automatisée à l’aide de plusieurs robo-tâches de trésorerie (c’est-à-dire des tâches de trésorerie automatisées), ce qui évite de devoir effectuer des opérations manuelles fastidieuses, qui sont une source d’erreurs, chaque jour.

Une prévision continue intelligente est l’occasion mettre en place un processus de prévision efficace et optimisé pour prédire l’avenir de votre entreprise de manière rapide, continue et intelligente. Ainsi, votre direction connaîtra une variété de résultats probables en fonction de diverses options.

Une prévision continue intelligente consiste à concevoir un processus permettant de prendre des décisions en toute confiance lors du démarrage d’un nouveau projet de développement commercial,

tout en vous aidant à réagir rapidement à des événements imprévus. Elle vous permet d’évaluer rapidement de nouvelles solutions pour faire face à des événements imprévisibles, qui deviendront de plus en plus fréquents avec la complexité grandissante de l’ère numérique.

Il est important de penser à l’avenir et d’utiliser toutes les informations disponibles associées aux techniques d’IA appliquées aux données historiques de l’entreprise pour prendre des décisions optimales.

Une prévision continue intelligente efficace ne peut pas être mise en œuvre à l’aide de feuilles de calcul. Les feuilles de calcul Excel peuvent être faciles à utiliser, mais elles ne conviennent pas aux prévisions avancées utilisant les meilleures pratiques de trésorerie et de l’IA. Avec les feuilles de calcul, il est également très probable que les nombreux employés de votre entreprise qui effectuent la saisie manuelle de données non supervisée et non auditée commettent des erreurs coûteuses.

 

Quels sont les avantages d’une prévision continue intelligente ?

Premièrement, une prévision continue intelligente réduit considérablement les efforts de mener à bien le processus de budgétisation annuel, car il se transforme en un processus beaucoup plus efficace et gérable chaque nouveau jour de l’année. Deuxièmement, un processus de prévisions continues intelligentes devient une partie flexible de votre entreprise, au lieu de la tâche fastidieuse de créer un budget annuel qui n’arrivera pas de toute façon.

Vous pouvez obtenir une meilleure vue d’ensemble de la situation de votre entreprise et mieux gérer les risques de l’entreprise au fil du temps avec des prévisions continues intelligentes efficaces. Lorsque vous développez votre entreprise, vous devez souvent prendre une décision difficile au bon moment pour ne pas avoir de problèmes ou manquer une occasion de développer votre entreprise. Une prévision continue intelligente vous aidera à prendre la meilleure décision possible au bon moment, tout en gérant les risques de l’entreprise sans que vous soyez trop impulsif pour les mauvaises raisons.

Quel est le meilleur moment pour embaucher de nouveaux employés ? Combien faut-il en embaucher et quand devrons-nous les embaucher pour soutenir un nouveau projet majeur ? La même réflexion s’applique au niveau des fournitures, des investissements, des emprunts, etc. Si vous avez une petite entreprise, vous pourrez peut-être la gérer en utilisant des informations provenant uniquement de vos comptes bancaires ou en vous fiant à votre instinct entrepreneurial. Toutefois, si vous souhaitez tirer parti des possibilités de croissance exponentielle de la nouvelle ère numérique, vous avez besoin d’outils intelligents.

De plus, les PME canadiennes doivent prendre des décisions éclairées en temps réel leur permettant de s’implanter et d’être concurrentielles à l’échelle mondiale. Les prévisions continues intelligentes peuvent aider à réduire les risques et à fournir une bien meilleure compréhension de la situation de la société grâce à un processus standardisé de création de rapports portant sur l’évolution de la situation en temps réel.

En utilisant des prévisions continues intelligentes, vous pouvez dire adieu aux difficultés associées à l’élaboration d’un budget annuel et aux occasions d’affaires manquées en raison de cycles de planification trop longs. En même temps, vous optimiserez la productivité en consacrant moins de temps à la collecte de données et à leur analyse. Vous pouvez toujours définir vos objectifs de chiffre d’affaires et évaluer vos opérations quotidiennes par rapport à ces objectifs. Enfin, vous pouvez également augmenter ou diminuer vos objectifs de chiffre d’affaires chaque année en fonction de vos prévisions.

Fixer des objectifs en matière de chiffre d’affaires et surveiller la rentabilité

Il est important de comprendre qu’une prévision continue intelligente inclut automatiquement la gestion des objectifs en matière de chiffre d’affaires pour des périodes mensuelles, trimestrielles et annuelles. Chaque jour, les prévisions sont contrôlées et mesurées par rapport aux objectifs de chiffre d’affaires.

Une prévision continue orientera la société vers ses objectifs en permettant de prendre des décisions éclairées pour atteindre les objectifs. À partir de vos données historiques, l’IA peut générer les prévisions continues automatiquement et à la demande en maintenant une période fixe de trois à cinq ans, augmentant ainsi la qualité de toutes les valeurs de catégorie prédictives chaque mois.

Une prévision continue ajoutera automatiquement un mois à la fin de chaque mois pour maintenir la période fixée entre trois et cinq ans.

Le processus de réconciliation faisant appel à l’IA peut également considérer les différences pour une valeur prédite et réconcilier la valeur des mouvements bancaires pour améliorer la qualité de la régénération de la prévision continue afin d’améliorer la performance dans le temps.

Une prévision continue vous aide à ajuster automatiquement vos prévisions afin d’aligner vos coûts sur l’évolution de vos revenus, afin de prendre de meilleures décisions. Les grandes prévisions ne sont pas seulement déterminées par les prévisions initiales, mais aussi par leur capacité à s’adapter aux fluctuations du marché et aux décisions qui en résultent.

Avec des rapports de qualité et un tableau de bord permettant de surveiller les valeurs de prévision par rapport à vos objectifs de chiffre d’affaires, une prévision continue intelligente peut vous aider à gérer votre entreprise dans l’ère numérique comme jamais auparavant.

En fin de compte, un Excel peut générer instantanément un budget simplifié, mais plus précis, ce qui permet aux banquiers de mieux suivre leurs investissements chaque mois et d’obtenir des résultats fiables.

Utilisation de scénarios d’IA pour obtenir des prévisions continues intelligentes efficaces et optimisées

Pour obtenir une prévision continue intelligente optimisée, l’intégration de solutions analytiques intelligentes doit être effectuée de manière itérative, en y ajoutant des éléments et en l’amélioration avec chaque implémentation réalisée chez un client. Le développement se fait en collaboration avec

chaque client afin que les solutions soient adaptées à leurs besoins. La philosophie de développement intègre à la fois un élément d’IA commun à toutes les entreprises (cadre générique d’IA) et un élément personnalisé qui améliore les performances du client à partir de ses propres données. Une approche d’amélioration continue apportera aux clients des solutions efficaces et pertinentes.

Commençons par définir ce qu’est un relevé bancaire. Il s’agit d’un récapitulatif des transactions financières effectuées au cours d’une certaine période sur votre compte bancaire de votre institution financière. Les relevés bancaires peuvent être téléchargés sous forme électronique sur le site Web de votre institution financière ou automatiquement à partir de fichiers BAI2 ou de messages de transaction SWIFT.

Pour développer des prévisions continues intelligentes, plusieurs robo-tâches sont mises en œuvre avec des algorithmes d’IA afin de libérer les trésoriers, les directeurs financiers et les comptables des opérations manuelles, telles que :

  • Catégorisation automatique des éléments d’un relevé bancaire;
  • Correspondance automatique des éléments d’un relevé avec les montants de transaction prévus de votre prévision;
  • Génération automatique des montants de transaction pour construire une prévision sur trois and ou plus avec des valeurs prédites de haute qualité;
  • Génération automatique d’un nouveau mois à la fin de chaque mois pour maintenir une prévision continue de trois ans ou plus;
  • Détection automatique des anomalies (transactions inhabituelles) pour générer des alertes de fraudes potentielles;
  • Recommandation automatique d’informations personnalisées sur la manière d’améliorer vos prévisions, d’optimiser vos investissements (échéances, taux conditions, etc.);
  • Et bien plus!

Pour générer une prévision précise et l’améliorer chaque mois de chaque année avec de nouvelles données, vous devez valider sa précision dans le temps. Le meilleur moyen d’améliorer vos prévisions est d’avoir un processus de réconciliation efficace pour voir comment se comparent les montants des transactions effectuées sur votre relevé bancaire par rapport aux valeurs des montants prévus pour chaque catégorie d’entrée et de sortie de votre prévision.

La première étape de la réconciliation des postes bancaires consiste à fournir une catégorisation efficace et automatique de chaque transaction. Avec un processus de robo-catégorisation, la catégorisation de postes d’un état financier est apprise à partir des données de transaction des mois précédents, ce qui réduit considérablement le besoin d’effectuer une catégorisation manuelle.

La deuxième étape consiste à utiliser un processus de robo-correspondance pour réconcilier un volume élevé de transactions avec un processus de correspondance automatique efficace afin de vous débarrasser de l’une des opérations de prévision les plus fastidieuses. Le pourcentage d’erreurs de correspondance est réduit à chaque mois qui passe, au fur et à mesure que davantage de données sont disponibles. Cela est nécessaire pour améliorer le modèle d’algorithme d’intelligence artificielle du processus de génération automatique en prévoyant le montant des transactions futures de votre entreprise. Avec des années de données, le modèle d’intelligence artificielle du processus de génération automatique sera optimisé pour générer des prévisions continues de haute qualité.

Conclusion

Avoir recourt à des prévisions continues intelligentes est l’un des processus d’affaires avec la plus grande valeur ajoutée pour la nouvelle entreprise numérique intelligente et agile. La nouvelle entreprise numérique intelligente reconnaît que pour passer d’une entreprise traditionnelle à une entreprise allégée, il faut passer par une phase de simplification et d’amélioration du processus permettant de créer des produits et des services répondant aux demandes des clients plutôt qu’aux objectifs marketing. L’objectif est de réduire considérablement les coûts et le temps associés au développement de nouveaux produits et services afin d’améliorer considérablement le délai de commercialisation.

L’entreprise agile sait s’adapter au changement dans un environnement hautement concurrentiel qui présente des possibilités d’affaires imprévisibles. L’agilité est une mise à niveau de la production de masse générique. La transition d’une entreprise vers l’agilité fournit des produits adaptatifs configurés pour répondre aux exigences des clients. Pour passer d’une entreprise allégée à une entreprise agile, il faut automatiser chaque processus d’affaires allégé. Il est important d’améliorer la façon dont les entreprises prévoient leurs finances en ayant une nouvelle perspective commerciale chaque matin de chaque mois de chaque année. Pour ce faire, je propose d’utiliser des prévisions continues intelligentes et efficaces afin de mieux gérer votre entreprise dans l’ère numérique.

J’ai également présenté les prévisions continues intelligentes comme une option pour éviter les cycles exigeants de définition et d’approbation du budget. Les budgets sont actuellement utilisés pour fixer des objectifs de chiffre d’affaires et pour surveiller et gérer les performances de la société selon ce dernier.

La plupart des gestionnaires sont tenus responsables de l’atteinte de leur quota et sont sujets à l’obtention de primes financières pour les inciter à atteindre leurs propres objectifs, souvent au détriment du bon sens et de l’intérêt de la société.

Restez à l’affût ! Dans mon prochain article, j’expliquerai comment une prévision continue intelligente peut soutenir la vision du modèle « Beyond Budgeting », qui se concentre sur la mobilisation pour atteindre la rentabilité de la nouvelle entreprise numérique intelligente et agile.

Je présenterai également comment nous avons implémenté notre SRF à l’aide d’algorithmes de l’IA implémentés avec Microsoft Azure Learning Services.